Pengidentifikasi Kejadian Dalam Proses Bisnis
Akuntansi pada dasarnya adalah suatu system informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana system informasi beroperasi. Pengetahuan seperti itu akan memungkinkan mereka untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain siatem, serta untuk memenuhi peran mereka sebagai evaluator dan auditor.
Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu system informasi akuntansi. Pemahamannya atas siklus pendapatan membantu Karen memberikan penjelasan yang terperinci mengenai siklus pendapatan ELERBE.
Pedoman mengakui kejadian.
Pedoman berikut berfokus pada pergeseran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian. Sering kali, suatu proses bisnis dihentikan dan dimulai lagi dilain waktu. Interupsi dan melanjutkan kembali suatu proses juga digunakan dalam mengidentifikasikan kejadian.
Pedoman 1: Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas. Untuk tujuan mengidentifikasi kejadian, proses dimulai ketika seseorang/departemen dalam organisasi menjadi aktif. Untuk selanjutnya, orang /departemen yang bertanggung jawab atas kejadian tersebut disebut dengan agen internal (internal agent). Sebagai contoh, seorang pelanggan boleh membaca catalog, menantikan pelayanan, atau melihat-lihat produk disuatu toko sebelum dia berinteraksi dengan seorang karyawan perusahaan. Aktivitas ini tidak secara langsung dikendalikan oleh organisasi, jadi kita tidak mengindahkan mereka ketika mengidentifikasi kejadian.
Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal. Pedoman ini mirip dengan pedoman 1, kecuali bahwa pedoman ini berlaku untuk aktivitas yang terjadi kapan saja dalam suatu proses. Sebagai contoh, diasumsikan bahwa seorang pelanggan menyewa mobil untuk dua minggu. Meskipun pelanggan mungkin telah mengemudikan mobil sejauh ribuan mil, membeli bahan bakar, dan memperbaiki ban yang bocor, aktivitas ini tidak diketahui oleh perusahaan dan bukan dibawah kendalinya. Karena itu, tidak ada satupun aktivitas tersebut yang diperlakukan sebagai satu kejadian didalam proses pendapatan.
Pedoman 3: Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal kea gen internal lainnya.
Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang diluar organisasi atau prose itu mungkin memulai proses tersebut. Kadang-kadang agen internal melengkapi seperangkat aktivitas kemudian menunggu sebelum melanjutkan proses. Pada umumnya, prose situ dilanjutkan dalam dua arah yaitu, seseorang organisasi diluar perusahaan memulai kelanjutan dari proses dan proses berlanjut dalam waktu yang terjadwal (misalnya pada akhir hari). Sekarang akan dibahas secara umum dimana suatu proses mungkin berlanjut setelah adanya interupsi.
1. Seseorang/organisasi diluar perusahaan memulai kelanjutan proses. Sebagai contoh dari jenis pemrosesan ini, asumsikan bahwa seorang pelanggan pergi ke bagian referensi dalam sebuah perpustakaan dan meminjam buku baru selama dua jam. Dari perspektif perpustakaan, proses adalah “dipinjam” setelah buku diberikan kepada anggota dan berlanjut sampai buku dikembalikan. Meskipun agen internal sama(staf perpustakaan) mungkin telah terlibat dalam kedua kejadiaan, adalah bermanfaat untuk memperlakukan peminjaman dan pengendalian sebagai dua kejadian. Sebenarnya, system informasi perpustakaan itu mendukung pemisahan ini.
2. Situasi lain dimana anda mungkin menemukan pedoman ini bermanfaat adalah ketika suatu proses bisnis dihentikan, kemudian dilanjutkan pada suatu waktu yang terjadwal. Sebagai contoh, kas mungkin dikumpulkan sepanjang hari. Kasir mengumpulkan kas, merekam pengimpulan, dan menyimpan kas disuatu tempat yang aman.
Pedoman 5: Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu. Relative mudah untuk mengidentifikasi agen internal, tetapi menemukan sebuah nama yang pantas untuk suatu kejadian, yang dapat terdiri atas beberapa aktivitas, merupakan sesuatu yang lebih sulit.
E-BUSINESS
Istilah e-business dan e-commerce sering kali membingungkan satu sama lain.
E-business terdiri atas semua jenis pertukaran elektronik dengan pelanggan dan pemasok maupun operasi dan komunikasi bisnis internal.
E-commerce adalah bagian yang berorientasi transaksi darie-business yang memungkinkan proses pembelian dan penjualan melalui web dan teknologi jaringan pemilik(property network technology).
Pada system klien-server modern, suatu aplikasi dapat melibatkan banyak peranti lunak yang dijalankan pada system computer yang berbeda-beda. Aplikasi e-business memerlukan interaksi sedikitnya antara dua computer dan, sehingga memerlukan sedikitnya dua peranti lunak. Peranti lunak klien (browser web) mengirimkan sebuah permintaan atas informasi ke server. Peranti lunak pada server memproses permintaan dan mengembalikan dokumen yang sesuai ke browser web.
Bahasa umum untuk pertukaran ini yang digunakan oleh browser dan server adalah Hypertext Markup Language(HTML). HTML merupakan bahasa markup yang menyediakan label standar untuk menstrukturkan dokumen. Pengantar mengenai bagaimana HTML bekerja disajikan secara singkat. Mengilustrasikan banyak fitur system klien-server. Pertama, computer klien yang berbeda-beda dapat mengakses dokumen HTML dari server. Kedua, dalam mengakses informasi dari situs web. Hypertext Maarkup Language digunakan untuk menstardarisasi pertukaran sokumen di web.
Halaman Web Statis dan Dinamis untuk aplikasi E-Business
Halama web dapat diklasifikasikan menjadi statis dan dinamis. Halaman web statis (static web page) merupakan halaman yang dibuat di HTML yang tidak berubah secara otomatis sebagai respons atas permintaan pengguna atau sebagai akibat dari perubahan informasi yang mendasari. Sebagai contoh semata-mata diasarkan pada HTML statis. Jika Anda ingin mengubah isi halaman web, Anda harus menulis ulang dokumen HTML. Demikian pula fokus pada pemecahan masalah. Halaman web statis memberikan cara yang mudah dan berbiaya rendah dalam menyajikan informasi tentang perusahaan, produknya, dan cara untuk menghubungi perusahaan. Kenyatannya, halaman web tidak tidak terhubung dengan system informasi perusahaan sama sekali. Banyak perusahaan memulai keberadaan web mereka dengan halaman web statis.
Halaman web statis sangant sulit untuk tetap baru. Setiap waktu isinya berubah, dokumen HTML harus ditulis ulang. Sebagai contoh, barang persediaan baru atau menghapus barang persediaan akan memerlukan penulisan ulang halaman HTML yang mendaftar produk untuk dijual. Arsitektur yang diperlukan untuk menghasilkan halaman statis dapat bersifat mudah. Arsitektur ini dapat terdiri atas dua system-browser web(klien) pengguna dan server web perusahaan.
Meskipun halaman web statis merupakan aplikasi e-business karena memfasilitasi komunikasi, kita tidak mengklisifikasikannya sebagai aplikasi e-commerce karena secara tidak langsung hanya menyebabkan transaksi antara pelanggan dengan pemasok. Pelanggan harus melakukan panggilan telepon tindak lanjut atau mengirim pesan e-mail, dan perusahaan harus mencatat pesanan secara manual kedalam system.
Halaman web dinamis(dynamic web page) terhubung dengan basis data real-time. Kapan pun pengguna meminta informasi, halaman web HTML dibuat secara otomatis dengan informasi yang diambil dari basis data. Jadi, informasi yang disediakan bersifat baru seperti basis data perusahaan. Kaena ini adalah basis data yang sama yang akan digunakan untuk pemrosesan pesanan dan aktivitas bisnis lainnya, basis data biasanya bersifat cukup baru.
Halaman web dinamis juga memungkinkan e-commerce, pelanggan dapat menempatkan pesanan yang secara langsung akan menuju basis data untuk pemrosesan. Jika cukup dan kondisi lainnya terpenuhi (misalnya, validitas kartu kredit), record pesanan penjualan akan ditambahkan ke basis data perusahaan. Halaman web dinamis lebih mahal untuk mendesainnya tetapi bisa menambah nilai bagi rantai nilai perusahaan dengan membuat pemesanan lebih mudah bagi pelanggan dan pengambilan pesanan untuk pemasok menjadi lebih mudah.
Browser membaca dan menginterprestasikan dokumen HTML yang diterima dari lapisan menengah dan kemudian menampilkan dokumen untuk dilihat pengguna. Selain menampilkan dokumen menurut label HTML, mesin lapisan klien dapat menjalankan script (program) yang disimpan di dokumen HTML. Sebagai contoh, PC pengguna dapat menerima halaman web dari server web untuk memasukkan pesanan pejualan. Program javascript dapat meminta system klien untuk membandingkan tanggal yang dimasukkan oleh pengguna dengan kalender saat ini. Apabila tanggalnya tidak konsisten dengan kalender sekarang, pengguna dapat diminta untuk memasukkan data lagi. Tanpa penulisan di sisi klien (client-side scripting), semua data harus dikirimkan ke server untuk validasi. Veersi sekarang dari browser biasanya mendukung javascript.
Lapisan menengah (middle tier) berinteraksi dengan lapisan klien maupun basis data back-end. Akan tetapi, aplikasi e-commerce harus menyediakan informasi secara dinamis. Misalnya, jika pelanggan menentukan kategori produk, aplikasi e-commerce harus harus mendaftar semua produk terbaru pada kategori tersebut pada harga terbaru. ASP(Active Server Pages) Microsoft adalah salah satu teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen HTML secara dinamis. Halaman ASP dapat mengakses informasi dari basis data, menaikkan (mark up) informasi sebagai HTML, dan mengirim informasi ini ke klien. Pernyataan SQL disimpan dalam dokumen ASP untuk mengakses informasi dari basis data yang mendasari.
ODBC(Open Basis data Connectivity) untuk berinteraksi denagn basis data server. Sebagai contoh, ODBC menyediakan cara standar untuk meminta koneksi dengan basis data, mengeluarkan permintaan atas data, dan mengembalikan hasil dan kesalahan. Oleh karena itu, jika perusahaan mengganti peranti lunak basis data sekarang dengan yang baru, aplikasi di server web atau mesin klien tidak akan memerlukan perubahan besar. Organisasi dapat menginstal driver ODBC untuk basis data yang baru dan terus menggunakan aplikasi yang ada.
Lapisan bawah (bottom tier) atau server basis data menyimpan basis data dan peranti lunak manajemen basis data. Lapisan bawah memproses permintaan SQL yang dikirimkan oleh lapisan menengah dan merspons dengan mengirimkan data yang diminta ke lapisan menengah atau dengan memperbarui basis data.
Tiga lapisan (tier) tersebut tidak perlu diterapkan pada computer yang berbeda, meskipun kesepakatan ini bersifat umum. Lapisan pertama dan kedua dapat diterapkan pada satu computer, atau lapisan kedua dan ketika di satu computer .
E-Business dan Proses Bisnis
Sector bisnis harus memperhatikan bagaimana e-commerce akan sesuai dengan strategi perusahaan secara keseluruhan. Biaya penting yang diperhatatikan adalah biaya merekayasa ulang proses bisnis, mendesain antarmuka pengguna grafis, dan mengintergrasikan operasi back-end seperti pemrosesan pesanan dan persediaan.
E-business dapat digunakan untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan di sepanjang proses pendapatan. E-business dapat digunakan untuk meningkatkan pengetahuan pelanggan mengenai produk perusahaan. Sejalan dengan tumbuhnya e-business, perusahaan dapat menerapkan aplikasi e-commerce untuk entri pesanan, penerimaan kas, dan penyediaan jasa. Lilian Vernon mengomunikasikan jumlah barang-barang catalog yanga akan didaftar, basis data yang akan dihubungkan kesitus web, dan menghubungkannya ke bagian tertentu dari situs tersebut. Sector bisnis juga memfokuskan pada konsep manajemen rantai nilai. Penekanannya adalah pada persekutuan pemasok dan tidak hanya membuat keputusan yang baok secara internal (misalnya, kapan memesan atau dari siapa memesan).
Autoliv,inc Pembuat alat pengaman mobil dari swedia, menggunakan web untuk mengoordanisasikan pesanan sehingga pabriknya tidak berjalan lambat pada gesper, palang pintu, dan sibuk yang kuat atau membeli perlengkapan yang tidak perlu. Sekarang, pemasok dapat memeriksa tingkat persediaan dan prakiraan 12 mingguan pada situs web aman Antoliv. Mereka dapat menentukan komponen yang disediakan berdasarkan kontrak, mereka memiliki persetujuan untuk mengirim barang-barang.
Situs web yang dirancang untuk memberikan akses aman ke informasi perusahaan untuk mitra dagang terpilih disebut ekstranet(extranet). Ekstranet GE memungkinkan pengguan untuk menghasilkan pesanan pembellian dan faktur, mengirim e-mail, membagi dokumen, mengakses data penentuan harga dan prakiraan penjualan. Serta melihat spesifikasi.
Subway adalah contoh lain dari organisai yang menggunakan teknologi ekstranet untuk meningkatkan pelacakan pembelian, pengendalian biaya, dan keamanan makanan. Ekstranet subway memungkinkan bisnis untuk mengikuti pasokan dari titik pesanan sampai tiba direstoran tujuan. System diharapkan menghasilkan penghematan tidak hanya untuk waralaba tetapi juga bagi pabrikan dan distributor.
Selain berkomunikasi dengan pelanggan dan pelanggan, perusahaan dapat menggunakan teknologi internet untuk operasi internal dan pengambilan keputusan. Teknologi internet mencakup alat-alat yng dibahas dimuka seperti HTML, javascript, dan ASP. Empat jenis umum pengguna adalah komunikasi intenal , pekerjaan kolaborasi/kooperatif, akses ke basis data, dan arus kerja. Salah satu pengguna internet paling awal adalah membuat informasi perusahaan tersedia secara elektronik tanpa harus mengirim informasi tentang program bonus dan lowongannya dihalaman web yang dapat diakses karyawan. Aplikasi arus kerja yang melibatkan pemrosesan transaksi (misalnya, penggantian biaya perjalanan)juga dapat dibuat diinternet perisahaan. Misalnya, karyawan dapat mengisi formulir, dan manajer/penyelia yang sesuai dapat meninjau dokumen ini dan menambah persetujuan. Firewall adalah kumpulan komponen yang di tempatkan antara jaringan internal perusahaan dan jaringan eksternal, khususnya internet, untuk membatasi jenis lalu lintas yang dapat melintas dari satu sisi ke sisi lain.
Pengarang : Dasaratha v.rama/redick L.Jones
Penerbit : Salemba empat judul, Sistem Informasi Akuntansi, Tenjage Learning. Edisi 1 & 2.
Di ambil dari halaman : 26, 27, 28, 29, 236, 237, 238, 239, 240, 241, 242, 243, 244, 245.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar